· Dans ce numéro, décidément, nous abordons beaucoup l’activité des syndics professionnels, mais il faut dire qu’ils nous donnent du grain à moudre. Et toutes ces questions intéressent ou doivent intéresser au plus haut point les copropriétés qui ont toutes ou auront un problème de classement d’archives. Il faut donc signaler que certains syndics ont inventé l’idée d’avoir recours à une société spécialisée dans le classement des archives, le tout, bien entendu, contre rémunération, dénommée « frais d’archivages ».
I. Comment procèdent les syndics professionnels :
Il y a diverses méthodes. Les présidents (es) de conseil syndical reçoivent une lettre de leur syndic libellée de la façon qui suit, ou encore le cabinet de syndic met la question des archives à l’ordre du jour avec un contrat joint :
Dans le cas d’un point à l’ordre du jour d’une assemblée générale, la question est encore plus perverse, car la question est ainsi posée : « souscription d’un contrat d’entreposage des archives», avec, pour faire passer l’adoption, un chapitre sur l’historique de la conservation en bon état des archives avec le souci d’agir au mieux des intérêts de la copropriété.
Quant au contrat proposé, soit disant au meilleur tarif, mais avec une société faisant partie du consortium du syndic proposant, il désigne comme co-contractants le syndic, la société d’archivage et le syndicat des copropriétaires.
On reste évidemment très perplexe en face de cette situation, d’une part parce que le rangement et le classement des archives constituent effectivement un problème, que les charges y afférentes paraissent faibles de même que paraît trompeuse la référence à un texte qui, pour qui le sait, n’a qu’une valeur d’incitation. Donc, que faire ?
II. Quelques éléments de réponse :
1. L’archivage et le syndic
· Rappelons d’abord que la loi prévoit explicitement que l’obligation d’archivage s’impose au syndic, c’est-à-dire que celui-ci doit non seulement assurer l’archivage mais aussi assurer, en fin de mandat, la transmission des archives : (article 18-2) de la loi de 1965 et article 33 du décret du 17 mars 1967).
· Donc puisqu’il s’agit d’une obligation légale de base du syndic, celui-ci doit en assurer la responsabilité, et la charge de cette détention rentre dans le cadre de ses honoraires de gestion courante et de son mandat de base.
· Un syndic qui ne prévoit pas un archivage adéquat quand il prend en gestion une copropriété est donc en tort.
· Rappelons par ailleurs que le conseil syndical n’a aucun pouvoir, en l’absence de mandat précis, pour autoriser le syndic à engager des dépenses spéciales; seule l’assemblée générale le peut. C’est pour cela que la question peut figurer à l’ordre du jour d’une A.G.
· Le syndicat n’a pas, lui non plus à engager la copropriété en signant un contrat dont il ne peut être partie prenante. Et qui signe au nom du syndicat ? Qui plus est, le contrat engage la copropriété pour cinq ans, ce qui fait que si le syndic ne voit pas son mandat renouvelé à la fin de l’année, et que le nouveau syndic souhaite conserver la gestion des archives, la copropriété et les copropriétaires restent redevables des annuités prévues au contrat pour un service qui n’est plus rendu.
Qui plus est, nul ne sait avec précision où seront déposées les archives. Celles d’une copropriété à Strasbourg se trouveront à Sarrebourg. Dans ces conditions, comment avoir sous la main rapidement telle ou telle facture?.
Qui sera réellement responsable de la perte d’archives, qui seront remboursées à un tarif si dérisoire qu’aucune reconstitution n’est possible.
La conclusion est donc claire :
- le syndic, dans le cadre de son mandat de base et de ses honoraires de base, doit faire son affaire de l’archivage dont la loi lui confie explicitement la responsabilité ;
- en aucun cas le conseil syndical ou le syndicat des copropriétaires n’est habilité à autoriser le syndic à signer aux frais de la copropriété un contrat d’archivage avec une société extérieure. En autorisant le syndic à le faire le conseil syndical et le signataire engagent leur responsabilité.
2. Le texte exact de la recommandation de
" Mais, peut-on penser, pourquoi
- Si nous revenons au texte même de la recommandation numéro 20, nous nous apercevons que certains syndics font dire à celle-ci ce qu’elle ne dit pas.
- La commission dit en effet uniquement ceci :
- On s’aperçoit donc :
- que la commission n’envisage la délégation d’archivage que dans certaines conditions (un volume trop important des archives dites " dormantes ", c’est-à-dire des documents qui ne sont plus utiles pour la gestion courante ou qui ne sont pas susceptibles d’être nécessaires comme le serait, par exemple, une facture de gros travaux faisant l’objet d’une garantie décennale) ; or les syndics qui cherchent à imposer des frais d’archivage n’abordent jamais le problème du volume ;
- que la commission ne parle pas d’autorisation financière donnée au syndic par le conseil syndical (la commission sait que cela ne rentre pas, comme on l’a dit, dans les attributions du conseil syndical) ; elle ne parle que d’un " avis " relatif à la demande exprimée par le syndic de confier – évidemment sous sa responsabilité et à ses frais - à une société spécialisée extérieure la garde des archives de la copropriété.
III. Des frais d'ailleurs « pas si » " faibles que cela " :
- En effet, les syndics - pour éviter les conflits - font souvent valoir que les frais d’archivage sont faibles, de l’ordre de 4 euros par an et par lot.
- Néanmoins si l’on considère (voir les chiffres de
- Les syndics ne peuvent pas facturer en plus des honoraires de base les frais relatifs à l’archivage, qui rentre dans sa mission de base.
- Les syndics peuvent encore moins solliciter du conseil syndical une autorisation de passer un contrat d’archivage aux frais de la copropriété. Ils peuvent cependant obtenir l’accord de l’assemblée générale aux risques et périls du copropriétaire signataire.
- Les syndics ne peuvent pas s’appuyer sur la 20ème recommandation de
V. Qu’en est-il du copropriétaire syndic :
La question de l’archivage des pièces, documents et factures, des procès-verbaux se pose aussi pour les copropriétés avec syndic bénévole ou président syndic de syndicat coopératif. Il peut se résoudre assez aisément, car les copropriétaires peuvent décider d’un rangement dans un local commun. Nous pourrons revenir sur ce point, souhaitant pouvoir disposer au préalable de renseignements de nos adhérents à ce sujet.
Extrait du bulletin ASIB de décembre 2007
